ПОЛИТИКА ЗАЩИТЫ И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«ВОТЕЛЭНД»
г. Астрахань 01.09.2022г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью
«ВотеЛэнд» (далее - ООО «ВотеЛэнд», оператор)в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п.2ч.1ст.18.1 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ
«О персональных данных» (далее—Закон о персональных данных)в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «ВотеЛэнд».
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Во исполнение требований п. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
2. Термины и принятые сокращения
2.1.
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2.
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных
для распространения — это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
2.3.
Оператор персональных данных (далее - оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.4.
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
• сбор;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (предоставление, доступ);
• распространение;
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.
2.5.
Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.6.
Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.7.
Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
2.8.
Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.9.
Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носитель персональных данных.
2.10.
Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.11.
Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
2.12.
Защита персональных данных — деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.
3. Порядок и условия обработки, хранение и уничтожения персональных данных
3.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.3. Согласие на обработку персональных данных может быть предоставлено оператору:
• В письменной форме;
3.4. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных в составе:
• Программы «lC:Предприятие8.3» работниками бухгалтерии, имеющими допуск к обработке персональных данных в соответствии с перечнем работников.
3.5. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
3.6. Обработка персональных данных осуществляется путем:
• получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
• внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
• использования иных способов обработки персональных данных.
3.7. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.8. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.9. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
• Определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
• Принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
• назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
• создает необходимые условия для работы с персональными данными;
• организует учет документов, содержащих персональные данные;
• организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются
персональные данные;
• хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним.
3.10. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Федеральным законом, договором или соглашением.
3.11. Цели обработки персональных данных:
3.11.1 Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
3.11.2. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
• Обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
• Осуществление своей деятельности в соответствии с уставом ООО«ВотеЛэнд»;
• Ведение кадрового делопроизводства;
• содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
• привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
• организация постановки на индивидуальный (персонифицированный)учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
• заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
• осуществление гражданско-правовых отношений;
• ведение бухгалтерского учета.
3.11.3 Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
3.12. Хранение персональных данных.
3.12.1. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
3.12.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в специально отведенном сейфе, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.
3.12.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются ведущим специалистом по автоматизированным системам ООО «ВотеЛэнд» и сообщаются индивидуально работникам, имеющие доступ к персональным данным. Изменение паролей производится не реже одного раза в два месяца.
3.12.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).
3.12.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
3.13. Документы, в которых содержатся персональные данные, подлежат уничтожению:
3.13.1. При истечении срока хранения, указанных в приказе Росархива от20.12.2019
№236.
3.13.2. При достижении цели обработки или нет необходимости их обрабатывать. Необходимо уничтожить персональные данные в течение 30 календарных дней с даты достижении цели.
3.13.3. При выявлении неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой оператором или лицом, действующим по поручению оператора, оператор в срок, не превышающий трех, обязан прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению оператора, и уничтожить персональные данные в течении 10 рабочих дней с даты выявления незаконной обработки.
В случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, оператор с момента выявления такого инцидента оператором, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:
• В течение двадцати четырех часов о произошедшем инциденте, причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном оператором на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
• в течение семидесяти двух часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а так же предоставляет сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).
3.13.4. При отзыве сотрудником согласия на обработку персональных данных оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в течение 30 календарных дней с даты получения запроса.
3.13.5. По требованию работника прекратить обработку данных в течении 10 рабочих дней.
3.14. Способы уничтожения персональных данных.
3.14.1. Уничтожение документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера, о чем подписывается акт об уничтожении.
3.14.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
3.14.3 Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
4. Защита персональных данных
4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (далее - СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и локальных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.
4.5. Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:
4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, внутренний контроль за соблюдением ООО «ВотеЛэнд» и его работниками требований к защите персональных данных.
4.5.2. Определение актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных базах и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных.
4.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
4.5.4. Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных базах, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ними.
4.5.5. Установление ведущим специалистом по автоматизированным системам ООО
«ВотеЛэнд» индивидуальных паролей доступа сотрудников в соответствии с их производственными обязанностями.
4.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
4.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
4.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.
4.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по защите.
4.5.10. Восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных, в следствие несанкционированного доступа к ним.
4.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
4.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.
5. Основные права субъекта персональных данных и обязанности Оператора
5.1. Основные права субъекта персональных данных.
Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
• Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
• Правовые основания и цели обработки персональных данных;
• Цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора),которые имеют доступ к персональных данных или которым могут быть раскрыты персональных данных на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
• сроки обработки персональных данных, в том числе срок их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав,
предусмотренных настоящим Федеральным законом;
• наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• обращение к Оператору и направление ему запросов;
• обжалование действий или бездействия Оператора.
5.2. Обязанности Оператора.
Оператор обязан:
• При сборе персональных данных предоставить информацию о их обработке;
• в случаях если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, уведомить субъекта;
• при отказе в предоставлении персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
• опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, а так же от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
6. Заключительные положения
6.1. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ООО «ВотеЛэнд» в области персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерация.
6.2. Настоящая Политика вступает в силу с момента утверждения и действует бессрочно до принятия новой Политики.
Генеральный директор В.В. Романов
